Abteilungssekretär*in (m/w/d)

Abteilung 8 - Zerstörungsfreie Prüfung

Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in Abteilung "Zerstörungsfreie Prüfung“ in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Abteilungssekretär*in (m/w/d)

Entgeltgruppe 8 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:

• Büroorganisation und Assistenz zur Unterstützung der Leitung in der Organisation und dem Management der Abteilung sowie Regelung und Koordination von abteilungsübergreifenden Vorgängen
• Organisation des Abteilungssekretariats, Terminverwaltung, allgemeine interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Sitzungen, Konferenzen und Workshops auf nationaler und internationaler Ebene in deutscher und englischer Sprache einschließlich Protokollführung
• Haushaltsüberwachung nach vorgegebenen Leitlinien des Abteilungsleiters (Führen der Investitionsliste, Überwachung der Einhaltung des Budgets)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung eines Fachbereichs der Abteilung
• Dienstreiseplanung, -organisation und -abrechnung
• Erstellen und Nachverfolgen von Personalbedarfsmeldungen, Mithilfe bei der Erstellung von Tätigkeitsbeschreibungen, Klärung der Rahmenbedingungen mit der Verwaltung
• Koordination der Sekretariate in der Abteilung

Ihre Qualifikationen:

• Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrung in der Anwendung von IT-Programmen (MS Office, Onlinekommunikationsstools wie u.a. Webex, MS Teams)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Sehr gute adressatengerechte Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Durchsetzungsvermögen/Verhandlungsgeschick, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit

Unsere Leistungen:

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
• Offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit (u. a. Zuschuss zum Job-Ticket)
• Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben [Work-Life-Balance] (Möglichkeit des mobilen Arbeitens [bis zu 60 %], flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
• Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung sowie Teilnahme an Teamevents

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 22.02.2026. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 17/26-8.0 auch per Post an folgende Anschrift senden:

Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 - Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de

Fachliche Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne Herr Dr. Bake unter der Telefonnummer +49 30 8104-1800 bzw. per E-Mail unter friedrich.bake@bam.de.

Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen.

Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.