Teamassistenz/Bürosachbearbeiter*in (m/w/d)

Referat Z.7 - Bauten

Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams im Referat „Bauten" in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Teamassistenz/Bürosachbearbeiter*in (m/w/d) im Baumanagement

Entgeltgruppe 6 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Das Referat Z.7 -Bauten- der BAM ist der zentrale Ansprechpartner für alle baulichen und anlagentechnischen Maßnahmen auf unseren Liegenschaften in Berlin und Brandenburg. Als Teil eines rund 40-köpfigen interdisziplinären Teams erwarten Sie vielseitige Aufgaben von der Planung und Umsetzung komplexer Bauprojekte (Labor- und Bürogebäude) bis zur Wartung und Instandhaltung technischer Anlagen.
Wir entwickeln Bedarfsplanungen für anspruchsvolle Bauvorhaben, beraten unsere wissenschaftlichen Abteilungen bei der Gestaltung moderner Forschungs- und Prüfeinrichtungen und vertreten die BAM in Bauangelegenheiten gegenüber Ministerien, Bauverwaltungen und der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BlmA). Dabei arbeiten wir mit verschiedensten Fachkräften zusammen, um innovative und nachhaltige Lösungen für unsere Gebäude und Infrastrukturen zu schaffen.
Unsere Mission: Eine zukunftsfähige und liegenschaftsübergreifende Bauplanung sowie die Sicherstellung des Dienstbetriebes-von Großprojekten bis hin zu alltäglichen Herausforderungen.
Werden Sie Teil unseres Teams!

Ihre Aufgaben:

Sie unterstützen die bauliche Entwicklung unserer Forschungsinfrastruktur und sorgen für effiziente Abläufe - unter anderem durch:
Büroorganisation und Assistenz

• Unterstützung der Referats- und Sachgebietsleitungen sowie des Baumanagement-Teams im Tagesgeschäft
• Terminplanung und Koordination von Meetings, Besprechungen und Dienstreisen
• Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten (z. B. Protokolle, Berichte, Verträge)
• Überwachung von Fristen und Pflege von Projektlisten

Projektmanagement & Kommunikation

• Kommunikation mit den internen Fachabteilungen, externen Dienstleistern, Bauverwaltungen (BBR, BLB) und Behörden
• Unterstützung bei Ausschreibungs- und Vergabe- und Rechnungsprozessen
• Bearbeitung und Koordination baubezogener Aufträge und Dokumentation

Ihre Qualifikationen:

• Eine erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Berufsausbildung als Kauffrau* Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Fundierte Fachkenntnisse im modernen Büromanagement, idealerweise mit Berufserfahrung im Bauwesen oder Projektumfeld
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einem relevanten Aufgabenbereich und in einer vergleichbaren Position z.B. im Sekretariat, als Teamassistent*in oder in der Bürosachbearbeitung
• Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern oder Behörden sowie Kenntnisse verwaltungsspezifischer Abläufe
• Sehr gute PC-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit der gängigen MS365 Standardsoftware (Outlook, MS-Teams, PowerPoint, Word, Excel), Internetanwendungen und Verwaltungssoftware
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (C1 Niveau) sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch (mindestens B2-Niveau)
• Ausgeprägtes Kommunikations- und Informationsverhalten
• Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Hervorragendes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie Organisationstalent
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Lösungsorientiertes Denken und proaktive Mitgestaltung

Unsere Leistungen:

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen Team mit interdisziplinärem Austausch
• Mitarbeit an der Gestaltung innovativer und nachhaltiger Forschungsinfrastruktur
• Einbindung in bedeutende Bauprojekte im öffentlichen Forschungsbereich
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit [u. a. Zuschuss zum Job-Ticket]
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben [Work-Life-Balance] (Möglichkeit des mobilen Arbeitens, flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
• Möglichkeit zur Weiterbildung und Entwicklung innerhalb der BAM
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Bundeshauptstadt

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 26.08.2025. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 142/25-Z.7 auch per Post an folgende Anschrift senden:

Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 - Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de

Fachliche Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne Frau Dipl.-Ing. Beate Boenick unter der Telefonnummer +49 30 8104-2220 bzw. per E-Mail unter Beate.Boenick@bam.de.

Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen.

Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.