Abteilungsassistenz / Office Management (m/w/d)

Abteilung Z - Zentrale Dienstleistungen

Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in der Abteilung Z „Zentrale Dienstleistungen“ in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Termin eine

Abteilungsassistenz / Office Management (m/w/d)

Entgeltgruppe 8 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Die Abteilung Zentrale Dienstleistungen ist die Serviceeinheit für alle Fachabteilungen der BAM. Wir sorgen für die notwendige technische und personelle Infrastruktur von der Personalrekrutierung über Organisation, Beschaffung, Haushalts- und Liegenschaftsangelegenheiten bis zur Bereitstellung einer leistungsfähigen IT. Hinzu zählen weiterhin die operative Unterstützung und die Bewirtschaftung von Forschungsvorhaben sowie die Sicherung des geistigen Eigentums.
Sämtliche Dienstleistungen sind auf die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen sowie auf die Anforderungen der Kunden ausgerichtet und unterliegen definierten Qualitätskriterien. Unser Ziel ist es, transparente und effiziente Prozesse zu implementieren, um wirtschaftlich und kundenorientiert zu arbeiten.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:

• Selbständige Erledigung von administrativen und organisatorischen Aufgaben zur Entlastung sowie Unterstützung der Abteilungsleitung
• Koordination und Planung von Terminen der Abteilungsleitung
• Organisation von Meetings und Sitzungen und Übernahme der Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollführung und Erstellen von Präsentationen nach Vorgaben
• Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern (intern und extern)
• Koordination und Begleitung von Projekten: Verwaltung und Kontrolle von Terminen, Zeit- und Meilensteinplänen und Budgets
• Koordination und Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Personalentwicklung und -management
• Pflege und Erweiterung von bestehenden BAM-Intranetseiten
• Regelmäßiger Informationsaustausch mit den anderen Abteilungssekretariaten und Abstimmung mit der*dem persönlichen Referent*in der Abteilungsleitung

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, eine vergleichbare Qualifikation oder entsprechende Berufserfahrungen
• Gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, Power Point) und Datenmanagementsystemen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Selbständigkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• Hohe Kompetenz im Zeit- und Prioritätenmanagement sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Sicheres, kompetentes und serviceorientiertes Auftreten

Unsere Leistungen:

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit [u. a. Zuschuss zum Job-Ticket]
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben [Work-Life-Balance] (Möglichkeit des mobilen Arbeitens, flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
• Tarifliche Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersversorgung
• Fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Möglichkeiten der internen, fachübergreifenden Vernetzung

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 12.03.2025. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 34/25-Z auch per Post an folgende Anschrift senden:

Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 - Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de

Fachliche Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne Frau Wagner unter der Telefonnummer +49 30 8104-2000 bzw. per E-Mail unter Antje Wagner@bam.de .

Die BAM verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Darüber hinaus unterstützt die BAM die Eingliederung schwerbehinderter Menschen und begrüßt daher ausdrücklich auch deren Bewerbungen. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung der Bewerbungsunterlagen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.