Das elektronische Siegel in der BAM

Was ist ein elektronisches Siegel?

Das elektronische Siegel ist vergleichbar mit dem Stempel einer Organisation, der auf Papierdokumenten bestätigt, dass sie wirklich von der Organisation stammen. Das elektronische Siegel übernimmt diese Funktion für elektronische Dokumente (bspw. im PDF-Format).

Das elektronische Siegel der BAM bestätigt, dass ein elektronisches Dokument

• wirklich von der BAM ausgestellt wurde,
• nicht im Nachhinein verändert wurde.

Diese Bestätigung bezieht sich immer auf das elektronische Dokument als Ganzes, auch wenn dieses viele Seiten umfasst.
Zu unterscheiden ist das elektronische Siegel von der elektronischen Signatur. Letztere lässt sich immer auf eine natürliche Person, z.B. eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der BAM, zurückführen. Dies ist beim elektronischen Siegel nicht der Fall. Die BAM prüft auch, inwieweit sie zukünftig auch elektronische Signaturen einsetzen kann.

Wie sieht das elektronische Siegel der BAM aus?

Das elektronische Siegel ist eigentlich eine unsichtbare Ergänzung des elektronischen Dokuments. Erkennbar ist das elektronische Siegel vor allem an der Anzeige in gängigen Anzeigeprogrammen für PDF-Dokumente, etwa dem Acrobat Reader:

Zusätzlich aber wird das elektronische Siegel der BAM auch noch mit dem Bild des bisherigen BAM-Stempels dargestellt:

Entscheidend ist aber die positive Prüfung im Anzeigeprogramm für das elektronische Dokument. Nur wenn dort die Gültigkeit des Dokuments bestätigt wird, können Sie sicher sein, dass das elektronische Dokument von der BAM stammt und nicht verändert wurde.

Welche Vorteile hat ein elektronisches Siegel?

• In der BAM ermöglicht das elektronische Siegel ein rein digitales arbeiten ohne Medienbruch – d. h. es müssen z.B. keine Papierdokumente mehr aufwendig unterschrieben und dann eingescannt werden.
• Die meisten Kunden arbeiten inzwischen rein digital. Wenn sie von der BAM elektronische Dokumente bekommen, müssen diese nicht mehr eingescannt werden. Durch das elektronische Siegel ist trotzdem erkennbar, dass es sich wirklich um ein Dokument der BAM handelt.
• Ein elektronisch gesiegeltes Dokument lässt sich kopieren und weiterreichen. Das elektronische Siegel bleibt auf jeder Kopie erhalten. Dies ermöglicht es den Kund*innen und Partner*innen der BAM, die von der BAM ausgestellten elektronischen Dokumente, z.B. einen Ergebnisbericht, an Dritte weiter zu reichen. Auch diese können dann sicher sein, dass das elektronische Dokument authentisch ist.

Was ändert sich mit dem elektronischen Siegel?

Elektronisch gesiegelten Dokumente der BAM werden im Regelfall keine Unterschriften von Mitarbeitenden mehr tragen. Der Name der oder des verantwortlichen Mitarbeitenden wird aber in Textform weiterhin genannt. Da die Unterschrift auf eingescannten Papierdokumenten keinen hohen Beweiswert hat, wird durch die Verwendung des elektronischen Siegels ein Gewinn an Sicherheit erreicht.

Für welche Dokumente nutzt die BAM elektronische Siegel?

Die BAM wird das elektronische Siegel nach und nach auf allen elektronischen Dokumenten benutzen, mit denen ein fachliches Ergebnis übermittelt wird, deren Herkunft und Unversehrtheit aus anderen Gründen belegt werden soll und bei denen keine besonderen Formanforderungen bestehen: z.B. Ergebnisberichte wie etwa Zertifikate und Prüfberichte, Gutachten, Zulassungen etc.