An Herausforderungen mangelt es im Alltag von Anne Kahlisch nicht: Sie steuert Projekte wie die Einführung des neuen Publica-Servers bei der BAM.

An Herausforderungen mangelt es im Alltag von Anne Kahlisch nicht: Sie steuert Projekte wie die Einführung des neuen Publica-Servers bei der BAM.

Quelle: BAM, Bild: Michael Danner

Anne Kahlisch ist Projektmanagerin. Sie selbst studierte Philosophie, doch nun zählt für sie ausschließlich „Best Practice“. Sie berichtet von der Umsetzung von Projekten, etwa in der IT.

„Bis vor kurzem hatten wir in der BAM noch ein Internetportal für alle wissenschaftlichen Veröffentlichungen, das ziemlich veraltet war. Der Server war mehr als 20 Jahre lang gewachsen. Er war sicherlich gut zu Beginn, nun aber überfordert. Mittlerweile ist der neue Publica-Server online. Mit über 35.000 Einträgen. Viele Artikel, Bücher, Vorträge lassen sich sogar im Volltext abrufen. Diese Publikationen sind ein Aushängeschild für eine wissenschaftliche Institution, daran misst man uns. Daher hatte das Projekt zur Erneuerung des Servers einen hohen Stellenwert. Und wir haben es mustergültig ausgeführt.

Sicher, nun lässt sich fragen: Warum so viel Eigenlob? Das muss an dieser Stelle sein. Eben weil Publica ein gutes Fallbeispiel war für eine Arbeitsweise, die wir jetzt immer häufiger anwenden: das moderne Projektmanagement. Wir vom Project Management Office bieten Hilfestellungen an, Methoden und Vorlagen, etwa für Projektplanungen, Risikomanagement und Stakeholderanalysen. Die Durchführung eines Projekts liegt dann bei den Betroffenen selbst. Beim Publica-Server waren es die Kollegen aus der Bibliothek und der IT. Wir haben sie beraten und begleitet. Gemeinsam haben wir alle Schritte verabredet: Wer macht was zu welchem Zeitpunkt, welche Informationen fließen?

Dieser Prozess ist ganz prototypisch zu sehen. Es laufen ja bereits viele weitere Projekte zur Veränderung, gerade in der Organisation der IT der BAM. Das wird uns noch lange beschäftigen. Es geht darum, die Arbeit transparenter zu machen und an vielen Stellen Geschäftsprozesse einzuführen, die klar definiert sind. Wir haben gemeinsam solche Geschäftsprozesse konzipiert, die auf einer Best-Practice-Lösung basieren, aber speziell auf die BAM abgestimmt sind. Das ist meine Philosophie für die konkrete Projektarbeit: Immer den pragmatischsten Weg zu finden. Und niemanden zu verprellen. Manchmal ist das ein schmaler Grat. Wenn ich nämlich für Veränderungen werbe und damit verbunden ist, dass Mitarbeiter künftig mehr Berichts- und Informationspflichten haben, dann können diese es durchaus als Kontrolle und einen Verlust an Autonomie auffassen. An Herausforderungen mangelt es nicht.

In meiner Tätigkeit als Kommunikatorin bewährt sich noch etwas: Ich darf nie jemanden überfordern mit einer Projektmanagementsprache und Fachbegriffen. Sondern ich muss alles herunterbrechen auf Gegebenheiten aus der täglichen Praxis. Dann findet man schnell eine gemeinsame Sprache.“